دستگاه فکس چیست و چگونه کار می کند؟

فکس، امکان دریافت و انتقال متون و تصاویر چاپی اسکن شده را از طریق خطوط تلفن فراهم می‌کند.این کار توسط دستگاه فکس انجام می‌شود.

دستگاه فکس مطالب یا تصاویر چاپی را به صورت اسکن به یک تلفن با شماره ی جداگانه در مکان دیگر انتقال می‌دهد. تلفنی که اطلاعات به آن ارسال می‌شود باید مجهز به یک چاپگر باشد تا بتواند مطالب ارسالی را در اختیار گیرنده قرار دهد.

دستگاه فکس چیست؟

دستگاه های فکسمعمولاً دارای سه جز اصلی هستند: اسکنر، چاپگر و خط تلفن یا مودم.

همان طور که در بالا گفته شد مبنای فکس تلفن بر اساس انتقال اطلاعات با صوت می‌باشد. به این صورت که مطالب و تصاویر با دستگاه فکس اسکن می‌شود، اسناد و محتویات ارسالی به صورت یک تصویر گرافیکی ثابت، پردازش و ارسال می‌شود. سپس از طریق سیستم صوتی تلفن مطالب بدست گیرنده می‌رسد. فکس گیرنده، فرکانس سیگنال ارسالی از طریق خط تلفن را پردازش و رمزگشایی می‌کند. بدین ترتیب یک نسخه ی کاغذی از مطالب ارسال شده بدست گیرنده می‌رسد و نسخه دریافتی چاپ می‌شود.

دستگاه های فکس اولیه به صورت آنالوگ صوت را به تصویر تبدیل می‌کردند، اما امروزه فکس های دیجیتال با قدرت و سرعتی بسیار بالا مطالب و محتوای متنی را انتقال می‌دهند.

انتقال داده ها در دستگاه فکس

نحوه ی انتقال داده ها دردستگاه فکسدر دو گروه، گروه بندی می‌شود:

گروه های یک و دودستگاه های فکس آنالوگهستند که منسوخ شده اند.

اما فناوری دستگاه های گروه سه و چهار( فکس دیجیتال)، بر مبنای فشرده سازی می‌باشد و داده ها را از طریق فشرده سازی با سرعتی بسیار بالا  و در کوتاه ترین زمان ممکن انتقال می‌دهند.

دستگاه های فکس دیجیتال، به منظور فشرده سازی داده ها از دو روش استفاده می‌کنند که عبارتند از:

• هافمن اصلاح شده(MH): این سیستم بر مبنای کدگذاری طرح ریزی شده است. دستگاه های فکس دارای فضاهای سفید زیادی هستند از این رو هر خط از مطالب به طور مستقل اسکن و بلافاصله فشرده سازی می‌شوند.
• خواندن رمزگذاری اصلاح شده(MR): در این رمزگذاری اسکن خط دوم با خط اول در یک زمان مشخص می‌شود. تعداد خطوط مشخص شده در دستگاه های با وضوح استاندارد دو خط و با وضوح خوب چهار خط است.

دستگاه فکس دیجیتال قادر است در هر دقیقه یک یا چند صفحه که به صورت دست نوشته یا کپی شده است را با وضوح، کیفیت و سرعت بالا انتقال دهد.

 دستگاه فکس در زمان ده ثانیه داده ها را ابتدا به صورت سیاه و سفید انتقال می‌دهد. سپس بر اساس کدگذاری اصلاح شده ی هافمن، مطالب بهینه و فشرده سازی می‌شود. یک خط ثابت به صورت عمودی در یک جهت برای ضبط ضربه می‌زند. هر تعداد ضربه‌ای که خط عمود بر صفحه در یک دقیقه بزند را سرعت ضربه می‌گویند. وقتی فعالیت فکس در هر دو جهت باشد سرعت ضربه نیز دو برابر می‌شود. کاغذ هایی که برای فکس استفاده می‌شود را معمولا به عنوان یک سند اصلی نگهداری نمی‌کنند بلکه از آن ها کپی می‌گیرند. زیرا تصاویر و کلمات چاپ شده بر روی کاغذ قابل تغییر و پاک شدن است.

انواع دستگاه فکس

دستگاه های فکس در سه نوعلیزری، کاربنی، حرارتیدر بازار عرضه می‌شوند.

در استفاده ازدستگاه فکسویژگی مد نظر اکثر شرکت ها سرعت دستگاه می‌باشد. دستگاه های فکس نیز بر مبنای سرعت دسته بندی می شود.

در شرکت های کوچک و استارتاپ که فعالیت شرکت کم است یک دستگاه فکس حرارتی کافی است.

 در برخی از شرکت ها میزان دفعات ارسال و دریافت فکس تعداد معینی می باشد بهتر است در این شرکت ها از دستگاه های فکس کاربنی استفاده کرد.

 در شرکت هایی که حجم ارسال و دریافت فکس بالا است، فقطدستگاه فکس لیزری جوابگوی نیاز شرکت خواهد بود.

عملکرد انواع دستگاه فکس

هر کدام از این سه نوع دستگاه، با توجه به فناوری به کار گرفته شده و ویژگی هایی که دارند با یکدیگر متمایز می باشند. بهتر است بر اساس نوع کاربردی که در شرکت و اداره تان به فکس نیاز خواهید داشت، اقدام به انتخاب و خرید یکی از آنها بکنید.

• فکس حرارتی: تکنیک دستگاهفکس ترمالهمان طور که از نام آن مشخص است براساس ابزار های حرارتی داخل دستگاه فکس می باشد. برای کار با فکس ترمال باید ازکاغذ ویژه حرارتیدر فکس استفاده کرد. عملکرد این فکس مشابهدستگاه های پرینتر حرارتی می باشد.
• فکس کاربنی: تکنیک این نوع فکس برای انتقال مطالب بر روی کاغذ، مشابه فکس حرارتی می باشد. اما کاغذ مورد استفاده در این نوع از فکس ها کاغذ سفید معمولی است. کاربنویژه ای که در داخل ماشین فکس قرار داده می‌شود کار چاپ مطالب را انجام می‌دهد.
• فکس لیزری: بالاترین تکنولوژی فکس ها متعلق بهفکس لیزریمی‌باشد. فکس لیزری از سرعت و کیفیت بالایی برخوردار است. نکته ی مهمی که در استفاده از فکس لیزری وجود دارد این است که می‌توانید آن را به کامپیوتر متصل کنید.

چه اطلاعاتی برای ارسال فکس لازم است؟

برای ارسال فکس فقط به چند مورد احتیاج دارید: اسناد فکس وشماره فکس گیرنده

برای پاسخ به سوالشماره فکس چیست؟باید به بررسی ابزار ارتباطی فکس بپردازیم. برای ارتباط به وسیله یدستگاه فکسباید از یک شماره تلفن برای انتقال مطالب استفاده کرد. این شماره تلفن ساده و معمولی مانند شماره های دیگر می‌باشد با این تفاوت که وقتی این شماره را می‌گیرید صدای فکس پاسخگوی شما خواهد بود. شماره دستگاه فکس از طریق شرکت مخابرات به کاربر داده می‌شود. طول شماره فکس بر اساس دو آیتم مشخص می‌شود.

• مکان گیرنده فکس: می‌توانید فکس را به صورت شهری، بین شهری یا خارج کشور ارسال کنید.
• کشور: تعداد اعداد شماره تلفن کشورهای مختلف با یکدیگر متفاوت هستند در شماره ی فکس نیز همین موضوع صدق می‌کند.

چنانچه قصد ارسال فکس به یک استان دیگر را دارید باید کد ابتدایی آن شهر را نیز همراه با شماره ی اصلی فکس بگیرید. به همین جهت طول شماره بیشتر می‌شود. چنانچه قصد ارسال فکس به کشور دیگری را دارید این شماره طولانی‌تر هم می‌شود.

نحوه ارسال فکس

1. دستگاه فکسرا به منبع تغذیه وصل کنید.
2. خط تلفن را وصل کنید.
3. تونر یا جوهر را بارگیری کنید.
4. اطمینان حاصل کنید که در دستگاه کاغذ وجود دارد.
5. دستگاه را روشن کنید.
6. سندی را که می‌خواهید فکس کنید در منبع تغذیه اسناد وارد کنید. اگر چندین سند دارید، آنها را به ترتیب ارسال خود قرار دهید.
7. شماره فکس گیرنده را بگیرید.
8. ارسال را انتخاب کنید.
9. پس از ارسال، تأییدیه را دریافت کنید.
10. اسناد خود را بردارید.

نحوه دریافت فکس

1. مطمئن شوید کهدستگاه فکسراه اندازی شده است.
2. اطمینان حاصل کنید که دستگاه دارای جوهر/ تونر و کاغذ کافی است.
3. تلفن دستگاه فکس زنگ می‌خورد. آن را بردارید - دستگاه به طور خودکار اسناد را دریافت و چاپ می‌کند.
4. فرستنده باید تایید کند که فکس با موفقیت منتقل شده است.(شما هم برای تأیید رسید فکس، می‌توانید شخصاً با مبدا (فرستنده) تماس بگیرید.)

مزایای استفاده از فکس

شاید تصور کنید با پیشرفت هایی که در تکنولوژی و ارتباطات وجود دارددستگاه فکسابزاری از رده خارج است. اما با تمام پیشرفت هایی که در تکنولوژی صورت گرفته است فکس همچنان یکی از روش های انتقال اطلاعات محسوب می‌شود. زیرا:

• قابلیت اطمینان و امنیت:اسنادی که با رایانه ها و ایمیل ها ارسال می‌کنید، می‌توانند هک شوند. اگر دوست دارید دفتر کار شما ایمن باشد؛ یکدستگاه فکسامن ترین نوع ارتباطی است که می‌توانید داشته باشید. فکس ها مانند ایمیل ها ویروس ندارند، مانند رایانه ها اختلالات بالقوه برنامه نویسی ندارند و به محض ورود اطلاعات، فکس ها به سادگی به شماره مدنظر ارسال می‌شوند.
• سریعتر و مناسبتر:هنگام استفاده ازفکس، ارسال اسناد فیزیکی بسیار ساده تر است- فقط آن را وارد دستگاه کرده و یک شماره وارد می‌کنید و اطلاعات شما منتقل می‌شود.

برای مثال کارهایی مانند: اسکن روی رایانه نیست/ اینکه متوجه شوید که سند اشتباه است. سپس دوباره برگردید و دوباره آن را اسکن کنید/ به رایانه خود برگردید. آدرس ایمیل کسی را جستجو کنید و سپس سند را ارسال کنید. یا بعدا چک کنید که آیا فایل مناسب را ارسال کرده اید؟ این پروسه زمانبر در فکس ها وجود ندارد.

• راحتی در استفاده:اگرنحوه کار با فکسرا نمی دانید، شما وقت زیادی را صرف تلاش برای بکشف آن نخواهید کرد چرا که کار با انها آسان است.
• صفحات تأیید (اثبات دریافت):صفحات تأیید مهمترین دلیل استفاده از فکس میباشد.

هنگامارسال فکس، یک "صفحه تأیید" دریافت می‌کنید. پیامی  که دستگاه فکس در انتهای گیرنده اعمال میکند: "پیام دریافت شد". این پیام شامل جزئیاتی مانند تاریخ و زمان انتقال و شماره نمابر هر دودستگاه فکساست.

سایر روش های الکترونیکی (به عنوان مثال ایمیل) به نامه معمولی نزدیکتر هستند. پیام ارسال می‌شود و هیچ تأییدی برای دریافت آن وجود ندارد. آیا پیام در صندوق ورودی کسی وارد شد؟ صندوق ورودی شخص مناسبی بود؟ آیا در فیلتر هرزنامه قرار گرفت؟ و غیره.

معایب استفاده از فکس

فکس به دلیل تمام مزایای همراه این فناوری هرگز منسوخ نخواهد شد. با این حال، هنوز هم برخی از معایب واقعی در استفاده از فناوری فکس وجود دارد.

• شکست فناوری:اگر بهدستگاه فکس خود بیش از حد وابسته باشید و به دلایلی از کار بیفتد، در یافتن روشی جدید برای کار با مشکل روبرو خواهید شد.
• سوالات امنیتی:دستگاه های فکس بسیار ایمن هستند، زیرا نمی‌توان مانند ایمیل هک کرد. با این حال، این بدان معنا نیست که آنها کاملا ایمن هستند. سارقین اطلاعات می‌دانند که چگونه داده ها را از دستگاه های فکس قدیمی یا کارتریج های چاپی دور انداخته بیرون بیاورند.

این به این معنی است که وقتی سندی را ارسال می‌کنید، هنوز هم ممکن است شخصی بتواند به داده های شما یا مشتریان شما دسترسی پیدا کند. در صورت عبور فیزیکی از دستگاه فکس نیز مردم می‌توانند تمام فکس های ارسال شده را مشاهده کنند.

به عبارت دیگر، داشتن دستگاه فکس در اتاق کپی دفتر شما به این معنی است که هر کسی از آنجا عبور می‌کند، ممکن است اسناد را ببیند.

• تعمیر و نگهداری مورد نیاز:دستگاه های فکس به تعمیر و نگهداری نیاز دارند. فکس به کاغذ، جوهر، تونر و سایر تجهیزات نیاز دارد تا بتواند اسناد را منتقل کند. اگر می‌خواهیددستگاه فکسشما به کار خود ادامه دهد، حتماً یک چک لیست برای یادآوری هر آنچه لازم دارید داشته باشید.
• شماره تلفن ثابت:نمی توانید از دستگاه فکس استفاده کنید، مگر اینکه تلفن ثابت داشته باشید. این روزها که همه از تلفن های همراه استفاده می کنند، اگر بخواهید ازدستگاه فکساستفاده کنید باید تلفن ثابت داشته باشید. (البته می توانید اسناد خود را به صورت آنلاین و با بسیاری از سرویس های آنلاین موجود اکنون فکس کنید ، بنابراین اگر تلفن ثابت ندارید لزوماً به این معنی نیست که نمی توانید فکس کنید.) 
• دسترسی کمتر:فکس ها از نظر سرعت، گزینه مناسبی هستند اما به راحتی نمی‌توان به آنها دسترسی پیدا کرد. اگر خارج از دفتر کار هستید و نیاز به ارسال سند دارید، تا زمانی که به محل کارتان برنگردید نمی‌توانید فکسی را ارسال کنید.

در نهایت:

بسیاری از شرکت ها هستند که حتی با وجود تلفن های همراه و ایمیل ها به استفاده از دستگاه های فکس ادامه می‌دهند. با توجه به سهولت استفاده، امنیت و راحتی، استفاده از فکس غیر معمول و غیر معقول نیست. اما با اینحال همانطور که گفته شد معایب جدی نیز وجود دارد.

با داشتن مزایا و معایب استفاده ازدستگاه فکس، ممکن است یکی را برای دفتر کار خود بخواهید یا نخواهید. تصمیم با شماست. یکی از معروف ترین برندها در زمینه دستگاه های فکس، مربوط به برندپاناسونیکمی‌باشد.

البته امروزه،ارسال فکساز طریق وب سایت ها و اپلیکیشن ها به صورت آنلاین نیز امکان پذیر است. بنابراین ممکن است بخواهید این روش ها را نیز امتحان کنید. این وبسایت ها و اپلیکیشن ها، علاوه بر راحتی و سرعت در دریافت و ارسال فکس، از پرداخت هزینه های میلیونی برای خرید دستگاه نیز جلوگیری می‌کنند.

لینک‌های پربازدید:

خرید تونر
خرید دستگاه فتوکپی
خرید پرینتر