فکس چیست و چگونه کار میکند؟

فکس، ابزاری برای اسکن اسناد چاپی متنی و گرافیکی و سپس انتقال اطلاعات از طریق خطوط تلفن محسوب می شود. انواع دستگاه فکس عبارتند از: فکس حرارتی، کاربنی و لیزری.

فکس چیست و چگونه کار میکند؟

فکس چیست و چگونه کار می کند؟

فکس، امکان دریافت و انتقال متون و تصاویر چاپی اسکن شده را از طریق خطوط تلفن فراهم می کند.

فکس باید مطالب یا تصاویر چاپی را به صورت اسکن به یک تلفن با شماره ی جداگانه در مکان دیگر انتقال دهد. تلفنی که اطلاعات به آن ارسال می شود باید مجهز به یک چاپگر باشد تا بتواند مطالب ارسالی را در اختیار گیرنده قرار دهد.

 

دستگاه فکس چیست؟

دستگاه های فکس معمولاً دارای سه جز اصلی هستند: اسکنر، چاپگر و خط تلفن یا مودم.

همان طور که در بالا گفته شد مبنای فکس تلفن بر اساس انتقال اطلاعات با صوت می باشد. به این صورت که مطالب و تصاویر با دستگاه فکس اسکن می شود، اسناد و محتویات ارسالی به صورت یک تصویر گرافیکی ثابت، پردازش و ارسال می شود. سپس از طریق سیستم صوتی تلفن مطالب بدست گیرنده می رسد. فکس گیرنده، فرکانس سیگنال ارسالی از طریق خط تلفن را پردازش و رمزگشایی می کند. بدین ترتیب یک نسخه ی کاغذی از مطالب ارسال شده بدست گیرنده می رسد و نسخه دریافتی چاپ می شود.

دستگاه های فکس اولیه به صورت آنالوگ صوت را به تصویر تبدیل می کردند، اما امروزه فکس های دیجیتال با قدرت و سرعتی بسیار بالا مطالب و محتوای متنی را انتقال می دهند.

دستگاه فکس پاناسونیک

انتقال داده ها از طریق فشرده سازی در دستگاه فکس:

نحوه ی انتقال داده ها در دستگاه فکس در دو گروه، گروه بندی می شود:

گروه های یک و دو دستگاه های فکس آنالوگ هستند که منسوخ شده اند. 

اما فناوری دستگاه های گروه سه و چهار( فکس دیجیتال)، بر مبنای فشرده سازی می باشد و داده ها را از طریق فشرده سازی با سرعتی بسیار بالا  و در کوتاه ترین زمان ممکن انتقال می دهند.

دستگاه های فکس دیجیتال، به منظور فشرده سازی داده ها از دو روش استفاده می کنند که عبارتند از:

  • هافمن اصلاح شده(MH): این سیستم بر مبنای کدگذاری طرح ریزی شده است. دستگاه های فکس دارای فضاهای سفید زیادی هستند از این رو هر خط از مطالب به طور مستقل اسکن و بلافاصله فشرده سازی می شوند.
  • خواندن رمزگذاری اصلاح شده(MR): در این رمزگذاری اسکن خط دوم با خط اول در یک زمان مشخص می شود. تعداد خطوط مشخص شده در دستگاه های با وضوح استاندارد دو خط و با وضوح خوب چهار خط است.

دستگاه فکس دیجیتال قادر است در هر دقیقه یک یا چند صفحه که به صورت دست نوشته یا کپی شده می باشد را با وضوح، کیفیت و سرعت بالا انتقال دهد.

 دستگاه فکس در زمان ده ثانیه داده ها را ابتدا به صورت سیاه و سفید انتقال می دهد سپس بر اساس کدگذاری اصلاح شده ی هافمن، مطالب  بهینه و فشرده سازی می شود. یک خط ثابت به صورت عمودی در یک جهت برای ضبط ضربه می زند. هر تعداد ضربه ای که خط عمود بر صفحه در یک دقیقه بزند را سرعت ضربه می گویند. وقتی فعالیت فکس در هر دو جهت باشد سرعت ضربه نیز دو برابر می شود. کاغذ هایی که برای فکس استفاده می شود را معمولا به عنوان یک سند اصلی نگهداری نمی کنند بلکه از آن ها کپی می گیرند. زیرا تصاویر و کلمات چاپ شده بر روی کاغذ قابل تغییر و پاک شدن می باشند.

 

انواع دستگاه فکس:

در استفاده از دستگاه فکس ویژگی مد نظر اکثر شرکت ها سرعت دستگاه می باشد. دستگاه های فکس نیز بر مبنای سرعت دسته بندی می شود. در شرکت های کوچک و استارتاپ که فعالیت شرکت کم است یک فکس حرارتی کافی می باشد. در برخی از شرکت ها میزان دفعات ارسال و دریافت فکس تعداد معینی می باشد بهتر است در این شرکت ها از دستگاه های فکس کاربنی استفاده کرد. در شرکت هایی که حجم ارسال و دریافت فکس بالا می باشد تنها فکس لیزری جوابگوی نیاز شرکت می باشد.

انواع دستگاه های فکس

دستگاه های فکس در سه نوع:

  • فکس لیزری
  • فکس کاربنی
  • فکس حرارتی

در بازار عرضه می شوند.

هر کدام از این سه نوع دستگاه، با توجه به فناوری به کار گرفته شده و ویژگی هایی که دارند با یکدیگر متمایز می باشند. بهتر است بر اساس نوع کاربردی که در شرکت و اداره تان به فکس نیاز خواهید داشت، اقدام به انتخاب و خرید یکی از آنها بکنید.

  • فکس حرارتی: تکنیک دستگاه فکس ترمال همان طور که از نام آن مشخص است براساس ابزار های حرارتی داخل دستگاه فکس می باشد. برای کار با فکس ترمال باید از کاغذ ویژه حرارتی در فکس استفاده کرد. عملکرد این فکس مشابه ماشین های پرینتر حرارتی می باشد.
  • فکس کاربنی: تکنیک این نوع فکس برای انتقال مطالب بر روی کاغذ مشابه فکس ترمال می باشد. اما کاغذ مورد استفاده در این نوع از فکس ها کاغذ سفید معمولی است. کاربن ویژه ای که در داخل ماشین فکس قرار داده می شود کار چاپ مطالب را انجام می دهد.
  • فکس لیزری: بالاترین تکنولوژی فکس ها متعلق به فکس لیزری می باشد. فکس لیزری از سرعت و کیفیت بالایی برخوردار است. نکته ی مهمی که در استفاده از فکس لیزری وجود دارد این است که می توانید آن را به کامپیوتر متصل کنید.

 

چه اطلاعاتی برای ارسال فکس لازم است؟

برای ارسال فکس فقط به چند مورد احتیاج دارید: اسناد فکس و شماره فکس گیرنده

 

آشنایی با شماره فکس:

برای پاسخ به سوال شماره فکس چیست؟ باید به بررسی ابزار ارتباطی فکس بپردازیم. برای ارتباط به وسیله ی دستگاه فکس باید از یک شماره تلفن برای انتقال مطالب استفاده کرد. این شماره تلفن ساده و معمولی مانند شماره های دیگر می باشد با این تفاوت که وقتی این شماره را می گیرید صدای فکس پاسخگوی شما خواهد بود. شماره دستگاه فکس از طریق شرکت مخابرات به کاربر داده می شود. طول شماره فکس بر اساس دو آیتم مشخص می شود.

  • مکان گیرنده فکس: می توانید فکس را به صورت شهری، بین شهری یا خارج کشور ارسال کنید.
  • کشور: تعداد اعداد شماره تلفن کشورهای مختلف با یکدیگر متفاوت هستند در شماره ی فکس نیز همین موضوع صدق می کند.

چنانچه قصد ارسال فکس به یک استان دیگر را دارید باید کد ابتدایی آن شهر را نیز همراه با شماره ی اصلی فکس بگیرید. به همین جهت طول شماره بیشتر می شود. چنانچه قصد ارسال فکس به کشور دیگری را دارید این شماره طولانی تر هم می شود.

شماره فکس چیست

نحوه ارسال فکس :

  1. دستگاه فکس را به منبع تغذیه وصل کنید.
  2. خط تلفن را وصل کنید.
  3. تونر یا جوهر را بارگیری کنید.
  4. اطمینان حاصل کنید که در دستگاه کاغذ وجود دارد.
  5. دستگاه فکس را روشن کنید.
  6. سندی را که می خواهید فکس کنید در منبع تغذیه اسناد وارد کنید. اگر چندین سند دارید، آنها را به ترتیب ارسال خود قرار دهید.
  7. شماره فکس گیرنده را بگیرید.
  8. ارسال را انتخاب کنید.
  9. پس از ارسال، تأییدیه را دریافت کنید.
  10. اسناد خود را بردارید.

 

نحوه دریافت فکس :

  1. مطمئن شوید که دستگاه فکس راه اندازی شده است.
  2. اطمینان حاصل کنید که دستگاه فکس دارای جوهر/ تونر و کاغذ کافی است.
  3. تلفن دستگاه فکس زنگ می خورد. آن را بردارید - دستگاه به طور خودکار اسناد را دریافت و چاپ می کند.
  4. فرستنده باید تایید کند که فکس با موفقیت منتقل شده است.(شما هم برای تأیید رسید فکس، می توانید شخصاً با مبدا(فرستنده) تماس بگیرید)

 

مزایای استفاده از فکس:

شاید تصور کنید با پیشرفت هایی که در تکنولوژی و ارتباطات وجود دارد دستگاه فکس ابزاری از رده خارج است. اما با تمام پیشرفت هایی که در تکنولوژی صورت گرفته است فکس همچنان یکی از روش های انتقال اطلاعات محسوب می شود زیرا:

  • قابلیت اطمینان و امنیت:

اسنادی که با رایانه ها و ایمیل ها ارسال می کنید، می توانند هک شوند. اگر دوست دارید دفتر کار شما ایمن باشد؛ یک دستگاه فکس امن ترین نوع ارتباطی است که می توانید داشته باشید. 

فکس ها مانند ایمیل ها ویروس ندارند، مانند رایانه ها اختلالات بالقوه برنامه نویسی ندارند و به محض ورود اطلاعات، فکس ها به سادگی به شماره مدنظر ارسال می شوند.

 

  • سریعتر و مناسبتر:

هنگام استفاده از فکس، ارسال اسناد فیزیکی بسیار ساده تر است- فقط آن را وارد دستگاه کرده و یک شماره وارد می کنید و اطلاعات شما منتقل می شود.

برای مثال کارهایی مانند: اسکن روی رایانه نیست/ اینکه متوجه شوید که سند اشتباه است، سپس دوباره برگردید و دوباره آن را اسکن کنید/ به رایانه خود برگردید، آدرس ایمیل کسی را جستجو کنید و سپس سند را ارسال کنید یا بعدا چک کنید که آیا فایل مناسب را ارسال کرده اید؟ این پروسه زمانبر در فکس ها وجود ندارد!

 

  • راحتی در استفاده:

 اگر نحوه کار با فکس را نمی دانید، شما وقت زیادی را صرف تلاش برای کشف آن نخواهید کرد چرا که کار با انها آسان است.

 

مزایا و معایب فکس
  • صفحات تأیید (اثبات دریافت):

صفحات تأیید مهمترین دلیل استفاده از فکس میباشد.

هنگام ارسال فکس، یک "صفحه تأیید" دریافت می کنید. پیامی  که دستگاه فکس در انتهای گیرنده اعمال میکند: "پیام دریافت شد". این پیام شامل جزئیاتی مانند تاریخ و زمان انتقال و شماره نمابر هر دو دستگاه فکس است.

سایر روش های الکترونیکی (به عنوان مثال ایمیل) به نامه معمولی نزدیکتر هستند. پیام ارسال می شود و هیچ تأییدی برای دریافت آن وجود ندارد. آیا پیام در صندوق ورودی کسی وارد شد؟ صندوق ورودی شخص مناسبی بود؟ آیا در فیلتر هرزنامه قرار گرفت؟ و ...

 

معایب فکس :

فکس به دلیل تمام مزایای همراه این فناوری هرگز منسوخ نخواهد شد. با این حال، هنوز هم برخی از معایب واقعی در استفاده از فناوری فکس وجود دارد. 

  • شکست فناوری:

اگر به دستگاه فکس خود بیش از حد وابسته باشید و به دلایلی از کار بیفتد، در یافتن روشی جدید برای کار با مشکل روبرو خواهید شد.

 

  • سوالات امنیتی:

دستگاه های فکس بسیار ایمن هستند، زیرا نمی توان مانند ایمیل هک کرد. با این حال، این بدان معنا نیست که آنها کاملا ایمن هستند. سارقین اطلاعات می دانند که چگونه داده ها را از دستگاه های فکس قدیمی یا کارتریج های چاپی دور انداخته بیرون بیاورند.

این به این معنی است که وقتی سندی را ارسال می کنید، هنوز هم ممکن است شخصی بتواند به داده های شما یا مشتریان شما دسترسی پیدا کند. در صورت عبور فیزیکی از دستگاه فکس نیز مردم می توانند تمام فکس های ارسال شده را مشاهده کنند.

به عبارت دیگر، داشتن دستگاه فکس در اتاق کپی دفتر شما به این معنی است که هر کسی از آنجا عبور می کند، ممکن است اسناد را ببیند.

 

  • تعمیر و نگهداری مورد نیاز:

دستگاه های فکس به تعمیر و نگهداری نیاز دارند. فکس به کاغذ، جوهر، تونر و سایر تجهیزات نیاز دارد تا بتواند اسناد را منتقل کند.

اگر می خواهید دستگاه فکس شما به کار خود ادامه دهد، حتماً یک چک لیست برای یادآوری هر آنچه لازم دارید داشته باشید.

 

  • شماره تلفن ثابت:

نمی توانید از دستگاه فکس استفاده کنید، مگر اینکه تلفن ثابت داشته باشید. این روزها که همه از تلفن های همراه استفاده می کنند، اگر بخواهید از دستگاه فکس استفاده کنید باید تلفن ثابت داشته باشید.

***البته می توانید اسناد خود را به صورت آنلاین و با بسیاری از سرویس های آنلاین موجود اکنون فکس کنید ، بنابراین اگر تلفن ثابت ندارید لزوماً به این معنی نیست که نمی توانید فکس کنید.

 

  • دسترسی کمتر:

فکس ها از نظر سرعت، گزینه مناسبی هستند اما به راحتی نمی توان به آنها دسترسی پیدا کرد. اگر خارج از دفتر کار هستید و نیاز به ارسال سند دارید، تا زمانی که به محل کارتان برنگردید نمی توانید فکسی را ارسال کنید. 

 

دستگاه فکس

در نهایت:

بسیاری از شرکت ها هستند که حتی با وجود تلفن های همراه و ایمیل ها به استفاده از دستگاه های فکس ادامه می دهند. با توجه به سهولت استفاده، امنیت و راحتی، استفاده از فکس غیر معمول و غیر معقول نیست. اما با اینحال همانطور که گفته شد معایب جدی نیز وجود دارد.

با داشتن مزایا و معایب استفاده از دستگاه فکس، ممکن است یکی را برای دفتر کار خود بخواهید یا نخواهید. تصمیم با شماست.

البته امروزه، ارسال فکس از طریق وب سایت ها و اپلیکیشن ها به صورت آنلاین نیز امکان پذیر است ، بنابراین ممکن است بخواهید این روش ها را نیز امتحان کنید. این وبسایت ها و اپلیکیشن ها، علاوه بر راحتی و سرعت در دریافت و ارسال فکس، از پرداخت هزینه های میلیونی برای خرید دستگاه نیز جلوگیری می کنند.

با توجه به اطلاعاتی که در مورد دستگاه فکس در این مقاله کسب کرده اید. می توانید برای خرید انواع دستگاه فکس، با توجه به اطلاعات و جزئیات ارائه شده برای هر محصول در بازار چاپ ایران بر اساس بودجه ای که دارید مراجعه و اقدام کنید.

 

نظرات

دیدگاه های ارسال شده توسط شما، پس از تایید توسط مدیریت در وب سایت منتشر خواهد شد